¿Cuántas veces te ha pasado que recuerdas haber leído algo, pero no sabes dónde ni cómo volver a encontrarlo? ¿Te llenas de pestañas abiertas en el navegador, convenciéndote de que en algún momento las vas a leer, pero en el fondo sabes que no ocurrirá nunca? ¿Tienes más información de la que puedes manejar?
Si te identificas con estas situaciones, implementar un sistema efectivo de gestión del conocimiento personal (PKM) podría transformar cómo manejas la información.
Gestionar el exceso de información es fundamental para mantener claridad mental y productividad. Y aunque es un problema común para quienes trabajamos en la industria digital, también lo es para otros dominios.
Administrar la información desde el descubrimiento —cuando la encuentras—, el consumo —cuando la lees— y procesamiento —cuando haces algo con ella—, es una habilidad crítica para el desarrollo profesional. Tanto es así, que a la práctica de gestionar información individualmente, se le conoce como Personal Knowledge Management, o PKM por su abreviación.
Para mí esto ha sido un camino largo, pero finalmente me siento cómodo con un proceso de gestión de conocimiento que me funciona bastante bien. No es perfecto, pero así como me ayuda a mí, tal vez te ayude a gestionar el exceso de información.
Sin más, les muestro cuál es mi proceso de PKM actual y las herramientas que estoy usando.
Mi flujo de gestión del conocimiento
Tal como lo describen la mayor parte de los marcos de PKM, divido mi flujo de gestión del conocimiento en varias etapas clave:
1. Descubrir
Principalmente uso feeds RSS/Atom, newsletters, plataformas como Medium, o podcasts específicos para descubrir información. Siguiendo una práctica de años, estoy suscrito a muchos feeds RSS o Atom, pero también puede ser un episodio interesante de un podcast, un artículo sobre un tema que me importa o un newsletter que aporta algo relevante. Este primer momento es crucial para mantener una base informativa diversa y actualizada.
Cómo lo gestiono: Toda esta información nueva llega a mi inbox en Readwise Reader, lista para ser capturada o descartada. Los feeds, newsletters y Medium los gestiona Readwise Reader.
2. Capturar
Una vez que descubro información que podría ser valiosa, la capturo inmediatamente. Dejar pestañas abiertas en el navegador no es suficiente ni eficiente. Capturar no es momento de leer en detalle, sino simplemente reconocer que algo podría ser interesante para revisarlo después. Esto incluye por ejemplo:
- Capturar un artículo en Medium, un paper o una página web que pueda ser interesante.
- Revisar el inbox de Readwise Reader para identificar la información nueva y determinar si es relevante o no.
- Lejos del computador, tengo una idea y necesito registrarla para no olvidarla y procesarla más tarde.
- Estoy escuchando un podcast y alguien dice algo que me interesa.
- Estoy leyendo un libro —digital o en papel— y encuentro un pasaje que quiero rescatar.
Cómo lo gestiono: Con varias herramientas, como el web clipper de Obsidian o el de Readwise Reader que permiten capturar una página para revisar posteriormente. O como VoiceNotes, que permite grabar notas de voz, las que luego transcribe, relaciona con otras mediante inteligencia artificial y envía a Obsidian como notas de texto.
En el caso de los libros digitales, al destacar un párrafo o tomar una nota, pasan directo a Reader o a Obsidian, sea desde la app de Kindle, Google Play Libros o Moon+ Reader, dependiendo de las integraciones que tengan.
Con podcasts uso Snipd, una app que transcribe automáticamente episodios, destaca segmentos relevantes y permite capturar momentos específicos fácilmente mientras realizo otras actividades.
3. Organizar
Este momento es clave, porque implica identificar qué contenido sirve, qué contenido se descarta y cuál finalmente va a ser leído, así como cuándo. No todo el contenido tiene la misma prioridad, y si estoy trabajando en un tema en particular, eso tendrá la prioridad. Lo demás ya tendrá su momento.
El contenido capturado entra en un repositorio central, donde organizo y estructuro la información.
La organización ocurre principalmente a partir de etiquetas o tags. Tengo mi propio sistema de nomenclatura para evitar duplicados o variantes de lo mismo, por ejemplo: palabras o frases cortas, separadas por un guión como #user-experience, todo en minúsculas, evitar frases compuestas, salvo que sea muy necesario, etc.
Esta etapa de organizar ayuda a varias cosas:
- Simplificar el procesamiento de la siguiente etapa, porque puedo priorizar ciertos temas por sobre otros, o marcar cosas que necesito revisar pronto con el tag #shortlist.
- Recuperar información en el futuro, cuando necesite contenido sobre un tema específico.
- Relacionar información que utilice el mismo tag, lo que facilita la creación de asociaciones y grupos de contenido.
Cómo lo gestiono: Esto ocurre principalmente en Readwise Reader y Obsidian. Muchas cosas las leo, comento y clasifico mediante tags en Reader, pero finalmente pasan a Obsidian para luego ser procesadas.
4. Procesar
Procesar significa profundizar en la información capturada, creando notas interconectadas que permiten descubrir patrones. Este paso consiste en leer en detalle, tomar notas, comentar el contenido capturado y desarrollar las ideas en mayor profundidad, estableciendo conexiones mediante vínculos o a través de la clasificación con tags.
Cómo lo gestiono: En mi caso, utilizo Obsidian, una herramienta que facilita crear notas y vínculos entre ellas, permitiéndome descubrir patrones y relaciones que fortalecen la comprensión y descubrir asociaciones a veces inesperadas.
5. Producir
Finalmente, el objetivo de toda gestión del conocimiento es producir algo nuevo. Esto puede ser desde un artículo, notas de una reunión, informes o reflexiones personales que luego se transforman en insights accionables, publicaciones en LinkedIn, artículos de blog o incluso cursos.
Cómo lo gestiono: Esto también ocurre en Obsidian. Las notas de Obsidian son de texto plano —el formato es mediante Markdown— y esto reduce las distracciones, pero además facilita el acceso a todo el contenido de la base de conocimiento. Posteriormente un artículo puede pasar a WordPress para ser publicado o a Google Sheets para elaborar una presentación, pero normalmente comienza en Obsidian.
Herramientas clave de mi sistema
El siguiente es un diagrama simplificado de las herramientas que utilizo. Algunas de ellas son pagadas o mediante suscripción, pero creo que justamente la gestión del conocimiento personal es tan central, que amerita utilizar las herramientas adecuadas.
- Descubrir: Medium, Snipd, Readwise Reader.
- Capturar: Voicenotes, Web Clippers (Reader, Obsidian), Snipd, Kindle app, Google Play Books.
- Organizar/Procesar/Producir: Obsidian.
La herramienta central de todo mi proceso es Obsidian. Si bien son numerosas las opciones de aplicación para PKM, la prefiero principalmente por su flexibilidad, simplicidad (las notas son documentos de texto formateados en Markdown) y la facilidad para relacionar información.
¿Dónde está la inteligencia artificial?
La inteligencia artificial automatiza tareas repetitivas como transcribir, analizar contenido y generar resúmenes, permitiéndome enfocarme en actividades creativas y estratégicas. Por ejemplo, Reader permite realizar un resumen breve de un contenido, lo que me permite identificar rápidamente si me interesa para capturarlo o descartarlo.
Otras actividades que utilizan AI:
- Voicenotes y Snipd la utilizan para transcribir audio, analizar, clasificar y relacionar.
- Obsidian se puede integrar con modelos de AI para analizar contenido, clasificarlo e identificar relaciones.
- Utilizo directamente ChatGPT y otras AI para generar borradores a partir de mis notas, editar, refinar, etc.
Esto es un resumen de mi proceso y las herramientas que hoy estoy usando
¿Por qué invertir tiempo en esto?
Gestionar mi conocimiento personal de esta forma me permite:
- Gestionar la ansiedad que produce el exceso de información. Es una situación real, especialmente para quienes somos adictos a la información.
- Acceder rápidamente a información cuando la necesito.
- Profundizar el aprendizaje y retener mejor la información.
- Generar ideas innovadoras conectando información desde múltiples fuentes.
- Tomar decisiones más informadas y estratégicas.
Este sistema, aunque parece complejo, me ayuda a transformar información en conocimiento accionable, impulsando mi crecimiento profesional y el valor que aporto como diseñador y líder de equipos.
Aunque inicialmente puede parecer complejo, la inversión en tu sistema de PKM se transforma rápidamente en tiempo ganado y claridad mental. ¿Por qué no empezar a probar hoy mismo?
💡 El uso de un sistema de gestión personal de conocimiento es parte de los contenidos del curso de Capacidades Estratégicas para Diseñadores.
